三亚市发展和改革委员会
关于遴选“档案整理及数字化服务外包”项目机构的公告

三亚市发展和改革委员会

关于遴选“档案整理及数字化服务外包”项目机构的公告

为加快推进我委档案数字化建设，推动档案工作标准化、规范化、科学化、电子化等，并完成对已有库存档案数字化工作，实现新增档案的数字化管理，提高档案管理现代化水平，确保档案永久保存，达到相应验收标准。按照年度工作安排，我委特公开遴选“档案整理及数字化服务外包”项目机构，有关事项通知如下：

一、项目名称

“档案整理及数字化服务外包”项目

二、项目内容及要求

（一）项目内容

该项目页数估算45万页；需对文书档案、编码著录重新规范整理，对以纸质为主要载体的档案，通过扫描、刻录、复制等技术手段，将纸质、音像、多媒体证据等档案转换为标准化电子档案，并将符合我委电子档案管理要求的电子档案数据导入档案管理系统，建成资料齐全的电子档案数据库，实现档案查阅、检索的网络化、自动化和无纸化，满足档案管理工作信息化的工作目标。

（二）项目要求

1.安全性。档案数字化的首要原则是要保证档案实体的安全和档案信息的安全。文书档案从档案室搬运开始，经过整理和数字化，最后归还档案室，整个过程要求保证档案不损坏、不丢失、不泄密。加强纸质档案数字化各环节的安全保密管理机制，确保档案原件和数字化档案信息的安全。

2.原始性。按照文书档案文件材料归档要求，对文书档案材料进行鉴定、分类、起钉、整理、托表、去污除尘、录入、打印、编目、刻录电子数据光盘、装订、入盒等工作，在整理过程中不能丢失、不能损坏档案材料。同时，在档案数字化过程中，确保档案信息的原始性，保证档案中的任何有效信息保持原样，不覆盖、不损失档案的任何原始信息。

3.技术性。本项目原始档案资料及纸质材料数量较多，需形成海量扫描数字化数据。因此要对档案情况进行调查分析，确定应该使用的扫描设备，硬件和软件配置需能满足本项目需求。档案数字化格式成果数据：PDF、JPG以及对成果进行全文OCR识别。

4.质量性。服务机构对承接的文书档案，开展数字化加工工作，项目完成质量要达到《中华人民共和国档案法》和《机关档案管理规定》（国家档案局第13号令）等档案管理规定相关标准，符合海南省档案馆及三亚市档案馆进馆数字化档案质量要求。

三、服务预算及服务期限

（一）服务预算

档案整理及数字化服务费采用包干制，控制价为人民币35万元（含税），即包含完成项目内容事项涉及的一切成本和费用。

（二）完成时限

 3 个月内完成所有服务内容（以签订合同之日起计）

四、申报相关要求

（一）申报条件

1.本项目不接受联合体申报，不允许分包转包；

2.符合《中华人民共和国政府采购法》第二十二条的相关规定，依法注册设立、具有独立法人资格的有关社会组织或企事业单位，并有固定的办公场所和必要的设备条件；

3.《营业执照》经营范围中具有与档案整理相关的经营内容；

4.申报单位须具有近三年内（2019年至今）同类项目业绩（同类项目是指档案整理归档、档案数字化相关业务服务外包等），不少于两项，同时符合资质的数字化办公设备和专业技术能力；

5.申报单位近三年需未被列入“信用中国”网站失信被执行人、重大税收违法案件当事人名单、政府采购严重违法失信行为记录名单、中国政府采购网政府采购严重违法失信行为记录名单；

6.申报单位团队工作人员应持有档案人员岗位培训证书。确保团队成员在指定工作场所完成工作。原则上确定的人员不允许随意更换，如更换须经双方同意。

（二）申报要求

1.报价函（报价函格式自拟）;

2.拟定详细服务方案，对各项服务内容进行单独报价；

3.工商营业执照副本、组织机构代码、税务登记证复印或三证合一营业执照副本复印件及相关信用资质文件，加盖单位公章；

4.公司简介；法人身份证明及授权委托书；报价联系人身份证明、联系方式及其他有关证件；

5.通过“信用中国”网站、“信用海南”网站、“信用三亚”网站、中国政府采购网查询信用记录，并打印网站查询结果的截图，截图时间以文件发出后的时间为准；

6.承诺函（承诺提供的材料真实有效）；

7.上述申报材料须加盖申报单位公章，申报单位对所提供文件材料的真实性负责，若发现弄虚作假，将取消申报资格，并按相关规定处理并纳入信用记录。

（三）申报方式

1.符合上述条件且有意参与的单位，请如实填写附件《档案整理及数字化服务外包项目承担单位申报表》，申报表应加盖档案整理及数字化服务申报单位公章，通过快递或其他方式将申报材料（一式4份及盖章电子版光盘刻录）密封递交至三亚市发展和改革委员会（五楼办公室）；

2.申报截止日期为2022年11月11日18：00（邮寄截止时间以邮戳为准），逾期不再受理。

五、其他事项

1.申报单位自行备份留存申报材料，对所提交的申报材料我委不予退回；如申报材料涉密，须安排专人对接。

2.我委将根据各申报单位的材料，经综合评选（详见附件评分标准），确定最终档案整理及数字化服务单位，遴选结果将在我委门户网站上公布。

六、联系方式

联系人：胡先生

联系方式：0898—88714870

投诉联系方式：0898—88205988

上班时间：周一至周五，上午：8:00-12:00,下午：15:00-18:00

地址：三亚市吉阳区月川中路2号三亚市发展和改革委员会

附件：1.遴选评分表

      2.“档案整理及数字化服务外包”项目申报表

               三亚市发展和改革委员会

                   2022年11月8日